การเก็บ file ข้อมูล หรือ file เอกสารต่าง ๆ ซึ่ง ผู้ใช้สามารถ upload
เอกสาร เข้าไปเก็บใน Folder ส่วนกลางของหน่วยงาน (แผนก)
การเก็บข้อมูลข่าวของแผนก ซึ่งเป็นส่วนที่ใช้ในการสื่อสาร / ข่าวสาร
ต่างๆ ภายในองค์กรการทำงานของระบบ ประกอบด้วย
การจัดการส่วนผู้จัดทำ (งานบันทึกข้อมูลต่าง ๆ และงานการเก็บเอกสาร)
ซึ่งจะอยู่ในส่วนที่เรียกว่า admin ดังนั้นเมื่อจะใช้งานต้องทำการ login เข้าสู่ระบบก่อน
โดย สามารถ login จาก ส่วน Front ก็ได้ และ
ส่วนผู้ใช้งาน ซึ่งอยู่ในส่วนที่เรียกว่า Front ซึ่ง จะเป็นผู้ดูข่าว
และ download เอกสารไปใช้งาน
การใช้งาน
ในส่วน ผู้ใช้งานส่วน ผู้ใช้งาน ก็เพียงเข้าไปที่ url 192.168.0.200 และก็ใช้งานเหมือน การดู website ข้อมูลถูกแบ่งแยกตามแผนก สามารถค้นหา ข้อมูลโดยการ ระบุคำที่ต้องการค้น และเรื่อง (ข่าว หรือ เอกสาร) ที่ต้องการค้น
ในส่วนการนำเอกสารที่เก็บมาใช้งาน ก็เพียงแต่ click ที่ชื่อเอกสาร โปรแกรมจะ
1. Popup ข้อความมาให้เราเลือกว่า จะ download หรือ เปิดดู
2. กรณี เอกสารเป็น file ประเภทรูปภาพ (.gif , .jpg) โปรแกรมจะแสดงรูปทันที หากต้องการนำมาใช้ ให้เอา mouse ไปวางที่รูป แล้วกด ปุ่มขวา (right click) แล้วเลือก save picture as ก็จะ ขึ้น window ให้เรากำหนดชื่อ file และ folder ที่จะจัดเก็บ
การใช้งาน
ในส่วน ผู้จัดทำ (Admin)
ประกอบด้วย ขั้นตอนต่อไปนี้
1.Login
เข้าสู่ระบบ 
2. สร้าง
แผนก (โดยมากจะทำครั้งเดียว ) และสามารถสร้าง / แก้ไข
/ ลบ โดยผู้ใช้ระดับผู้ดูแล ระบบเท่านั้น )
3. สร้างข้อมูล ผู้ใช้
4. สร้าง
ฐานข้อมูลเอกสาร และ บันทึกข้อมูลข่าว
5.
การลบข้อมูลต่าง ๆ
ก่อน จะเริ่มจัดเก็บ เอกสารใด ๆ ควรจะวางระเบียบ เอกสารก่อน เพื่อการใช้งานที่มีระเบียบมากขึ้น
โดยผู้ทำใช้ การ login ในการจัดเก็บ แต่ผู้ใช้ ใช้งานผ่านหน้า web
ในการเก็บเอกสาร ควรเริ่มต้น จาก
- กำหนดว่าเป็นเอกสารของแผนกใด
- กลุ่มเอกสารอะไร
- จัดเก็บเอกสารชุดใหญ่ (รายละเอียด และคำอธิบายเอกสารของข้อมูลชุดใหญ่ ถูกจัดเก็บใน้ฐานข้อมูล
เพื่อใช้ในการค้นหา)
เอกสารชุดใหญ่ ประกอบด้วย
เอกสารชุดย่อย ๆ อีก 4 ชุด (4 files)
เอกสารขุดย่อย ควรถูกจัดเก็บใน
1 file ซึ่ง อาจจะเป็น เอกสารที่จัดทำด้วย MSWord, Excel แต่ถ้าข้อมูล เป็นรูปภาพ
ที่มีหลาย ๆ รูป ในเรื่องเดียวกัน ควรทำเอกสารสรุป และทำตัวอย่างรูปเก็บ
ใน Powerpoint หรือ ทำรวมเป็นรูป 1 รูปให้เห็น แต่รูปทั้งหมด ควรเก็บรวมเป็น
Zip file 1 file
เมื่อผู้ใช้ แผนกอื่น ต้องการจะใช้งาน ควรอ่านรายละเอียด คำอธิบายเอกสาร
ที่ต้องการ และเมื่อเจอ ก็เพียงแต่ click ที่เอกสารย่อย ๆ ที่ละอัน หาก เป็นเอกสารจำพวก
MS word, excel, powerpoint โดยมากมันจะเปิดให้อัตโนมัติ แต่ถ้าเป็น file
รูป ก็จะ show รูปนั้นเลย แต่ถ้าเป็นกลุ่มของรูป ซึ่งเราจัดเก็บเป็น Zip
file โปรแกรมจะ pop up ข้อความมาถามว่าจะ download หรือจะเปิด ซึ่งกรณีนี้
เราควรจะ download เก็บในเครื่องเราแล้วใช้งาน
1. Login เข้าสู่ระบบ
(ผู้ใช้ ทุกระดับ สามารถ login ได้)
เมื่อ login เข้าสู่ระบบ แล้ว จะได้เมนูการทำงานไม่เหมือนกัน
และ ผู้ใช้สามารถเริ่มทำงานได้โดยเลือกจากเมนู ทางซ้ายมือ
2. เมนูสร้าง แผนก
(ผู้ใช้ ในระดับ admin เท่านั้น สามารถสร้างแผนกได้)
(โดยมากจะทำครั้งเดียว ) และสามารถสร้าง
/ แก้ไข / ลบ โดยผู้ใช้ระดับผู้ดูแล ระบบเท่านั้น
click ที่เมนู เพิ่ม/ดู/แก้ไขข้อมูลแผนก
ก็จะแสดงหน้าจอให้เพิ่ม-แก้ไข-ลบ แผนก
- ต้องการเพิ่มแผนก ให้ click ที่ เพิ่มแผนกใหม่
- ต้องการแก้ไข ชื่อแผนกใด ให้แก้ไขแล้ว click ที่ คำว่า แก้ไข
- ต้องการลบแผนก ให้ click ที่คำว่า ลบ ในบรรทัดที่มีชื่อแผนกที่ต้องการลบ
การลบ แผนก จะทำให้โปรแกรมทำการลบข้อมูล รวมทั้ง file และ folder ที่เก็บ
ข้อมูลของแผนกนั้นทั้งหมด ดังนั้นจึงควรระมัดระวังในการลบแผนก
กรณีที่เราไม่ต้องการ ให้ข่าวสาร หรือ เอกสารของแผนกใดแสดง ส่วน front ของ
web ก็ให้ เลือก
"
ไม่ต้องการ ให้ขึ้น web ตอนนี้ "
- กลุ่มเอกสาร
เมื่อ Click เมนูนี้โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ แบบฟอร์ม รายการกลุ่มเอกสาร
1. เลือกแก้ไข (Edit) หรือลบ (Delete) รายการจากชื่อกลุ่มเอกสาร
2. ทำการเปลี่ยนแปลง | แก้ไขเอกสารตามต้องการ
3. เมื่อเสร็จแล้วกด Submit เพื่อดูว่า แก้ไข (Edit) | ลบ (Delete) กลุ่มเอกสารสำเร็จหรือไม่
- เอกสาร
เมื่อ Click เมนูนี้โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ แบบฟอร์ม เพิ่มเอกสาร | ค้นหาข้อมูลเอกสาร เพื่อแก้ไข/ลบ
1. เลือกกลุ่มเอกสารที่ต้องการ เพิ่มเอกสาร | แก้ไข (Edit) | ลบ (Delete) ข้อมูลเอกสาร
2. ใส่ชื่อเอกสาร | คำอธิบายเอกสาร | ชื่อเอกสาร 1-4 (เดิมที่มีอยู่แล้ว)
3. เมื่อเสร็จแล้วกดปุ่ม ค้นหา เพื่อทำการค้นหาข้อมูล
4. เมนู : ข่าวสารถึงตัวแทน ประกอบด้วย
- เพิ่มข่าวสาร
เมื่อ Click เมนูนี้โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ แบบฟอร์ม เพิ่มข่าวสาร
1. เลือกข่าวสารการขึ้นเว็บ ว่าต้องการให้ข่าวสารนี้ขึ้นเว็บ หรือ ไม่ต้องการให้ขึ้นเว็บตอนนี้
2. ระบุวันที่ของข่าว
3. ใส่หัวข้อข่าว
4. ใส่หัวข้อข่าวสั้น ๆ หรือใจความสำคัญของข่าว
5. ใส่เนื้อหาและรายละเอียดของข่าว
6. ข่าวสารของ เป็นการกำหนดว่าข่าวสารนี้เป็นของภาคใด
7. ใส่ file รูปภาพของข่าวตามขนาดที่กำหนด ซึ่งจะเป็นรูปไฟล์สกุล .jpg หรือ
.gif ใช้เป็นรูปภาพแสดง "รูปของข่าว" หากไม่ต้องการใส่ให้ว่างไว้
8. กดปุ่ม Submit เพื่อบันทึก หรือ กดปุ่ม Reset เมื่อต้องการยกเลิกข้อมูลที่ใส่เข้าไป
- ดู/แก้ไขข่าวสาร
เมื่อ Click เมนูนี้โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ แบบฟอร์ม ค้นหาข้อมูล ข่าวสร เพื่อแก้ไข
/ ลบ
1 ระบุวัน | เดือน | ปี ของข่าว
2 ใส่ชื่อลูกค้า | ชื่อ Dealer
4. เมื่อเสร็จแล้วกดปุ่ม ค้นหา เพื่อทำการค้นหาข้อมูล
- บันทึกข้อมูลผู้ใช้
เมื่อ Click เมนูนี้โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ แบบฟอร์ม เพิ่มข้อมูลผู้ใช้ ซึ่งจะเป็นข้อมูลผู้ใช้ในระบบที่จะสามารถ Login เข้ามาใช้โปรแกรมดูแลระบบได้ โดยให้ใส่ข้อมูลดังนี้
1. Login : จะเป็นข้อมูลที่ใช้ในตอน Login เข้าใช้โปรแกรมดูแลระบบ (* ต้องกำหนด) โดย Login ต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตัวเลขหรือสัญญาลักษณ์พิเศษ และต้องไม่เป็นช่องว่างและไม่ซ้ำกับ Login ที่มีอยู่ในระบบ
2. Password : จะเป็นข้อมูลที่ใช้ในตอน Login เข้าใช้โปรแกรมดูแลระบบ (* ต้องกำหนด) โดย Password ต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตัวเลขหรือสัญญาลักษณ์พิเศษ และต้องไม่เป็นช่องว่าง
3. Name : เป็นชื่อของผู้ใช้ (* ต้องกำหนด) โดย Name ต้องไม่เป็นช่องว่าง
4. Surname : เป็นนามสกุลของผู้ใช้
5. Email : เป็นอีเมล์ของผู้ ซึ่งไม่จำเป็นต้องกำหนดก็ได้ แต่หากกำหนดไว้ อีเมล์นั้นต้องเป็นอีเมล์ที่มีอยู่จริง
6. User type : เป็นการกำหนดประเภทของผู้ใช้ในงานในระบบ
7. กดปุ่ม Submit เพื่อบันทึก หรือ กดปุ่ม Reset เมื่อต้องการยกเลิกข้อมูลที่ใส่เข้าไป
- แก้ไข/ลบข้อมูลผู้ใช้
เมื่อ Click เมนูนี้โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ รายชื่อ ผู้ใช้ ซึ่งสามารถ แก้ไข หรือ ลบ รายการได้
1. เมื่อ Click Edit ในรายการหนึ่ง , โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ แบบฟอร์ม แก้ไขข้อมูลผู้ใช้ ของรายการนั้น
2. ขั้นตอนการแก้ไข User จะเหมือนกับการ "เพิ่ม User"
3. กดปุ่ม Submit เพื่อบันทึก หรือ กดปุ่ม Reset เมื่อต้องการยกเลิกข้อความที่พิมพ์เข้าไป
4. เมื่อ Click Delete ในรายการหนึ่ง, โปรแกรมจะแสดง Windows ให้ยืนยันการลบรายการ โดยกดปุ่ม OK เมื่อต้องการลบหรือ กดปุ่ม Cancel ถ้าต้องการยกเลิกการลบ